Als u voor deze AFO gekozen hebt verschijnt een menuscherm. Dit scherm is afhankelijk van de bij AFO 275 (‘Parameters archivering; algemeen') gekozen instellingen.
De menu opties worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.
Kies deze optie als u een archiefbestand binnen Vubis wilt opbouwen. Als u deze menu-optie kiest verschijnt een informatiescherm:
Het systeem toont de datum van de laatste opbouw en de status van deze opbouw (verwerkt of niet verwerkt). Daarna verschijnt een invoerscherm:
Voor het jaar: Hier dient u het gewenste archiveringsjaar (formaat : jjjj) aan te geven. Zoals al eerder werd aangegeven is het archiveren van bestellingen van het lopende jaar ongeldig. Het systeem stelt default het lopende jaar - 1 voor.
Vervolgens schakelt het systeem door naar de standaard procedure voor het starten van processen.
Als u deze menu-optie kiest toont het systeem op een overzichtscherm het resultaat van de opbouw van het archiefbestand zoals hierboven beschreven.
Nr.: een volgnummer
Bestelnummer: Het nummer van de in het ‘te archiveren bestellingen' bestand opgenomen bestelling.
Titel: De titelbeschrijving waaraan de bestelling is gekoppeld.
Type: Het type van de bestelling.
Status: De status van de bestelling.
: Selecteer een bestelling en kies deze optie om gedetailleerde informatie te bekijken.
: Selecteer een bestelling en kies deze optie om de geselecteerde bestelling te schrappen.
: Als u deze optie kiest verschijnt een overzichtsscherm van de personen die de invoer van de bestellingen vermeld in de opbouwlijst verzorgd hebben.
: Selecteer een naam en kies deze optie om de bestellingen ingevoerd door de gekozen persoon te printen.
: Kies deze optie om alle bestellingen te printen. Vervolgens schakelt het systeem door naar de standaard output procedure.
: Deze optie start de eigenlijke archivering. Deze archivering gebeurt steeds online. Als het proces beëindigd is, keert het systeem terug naar het startscherm van AFO 261. Bij archivering ‘buiten Vubis' worden de beschrijvingen die na archivering alleen bibliografische gegevens bevatten (m.a.w. géén plaatskenmerk-, exemplaar of onderwerpsgegevens) in een save-list genoteerd.
De werkwijze van deze menu-optie is gelijk aan de hierboven besproken optie ‘In Vubis'.
De werkwijze van deze menu-optie is gelijk aan de hierboven besproken optie ‘In Vubis'.